La procédure de nomination par décision d'assemblée
La procédure classique de nomination d'un administrateur de société anonyme au cours de la vie sociale repose sur 3 fondements :
la convocation de l'assemblée ;
la candidature ;
le vote.
La loi (art. L225-18 du Code de commerce) prévoit la nullité de toute nomination intervenue en violation des dispositions relatives à cette procédure de nomination des administrateurs.
La convocation de l'assemblée
La nomination de nouveaux administrateurs relève de la compétence de l'assemblée générale ordinaire. Le plus souvent, elle s'effectue au cours de l'assemblée ordinaire annuelle appelée à statuer sur les comptes de l'exercice écoulé. Cependant, le Code de commerce (art. L225-18) prévoit que la nomination peut également être faite par l'assemblée générale extraordinaire en cas de fusion ou de scission de la société.
La convocation des actionnaires doit se faire dans les conditions requises pour toute convocation à une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.
La question de la nomination ou du renouvellement de mandat de l'administrateur doit figurer à l'ordre du jour sous peine de nullité. Une exception existe cependant puisque la loi (art. L225-105 du Code de commerce) prévoit que « l'assemblée peut, en toutes circonstances, révoquer un ou plusieurs administrateurs (...) et procéder à leur remplacement ». Par conséquent, lorsqu'une révocation d'un administrateur est décidée au cours de l'assemblée, la nomination de son remplaçant peut être valable alors même qu'elle ne figure pas à l'ordre du jour.
La candidature
Lorsque l'ordre du jour comporte la nomination d'administrateurs personnes physiques, la société doit communiquer aux actionnaires les informations suivantes (art. R. 225-83, 5°) du Code de commerce) :
Les nom, prénom usuel et âge des candidats, leurs références professionnelles et leurs activités professionnelles au cours des cinq dernières années, notamment les fonctions qu'ils exercent ou ont exercées dans d'autres sociétés ;
Les emplois ou fonctions occupés dans la société par les candidats et le nombre d'actions de la société dont ils sont titulaires ou porteurs ;
Cette communication doit en principe être faite avant la réunion de l'assemblée et aux frais de la société. Les documents peuvent être adressés directement aux actionnaires ou leur être communiqués au siège social ou au lieu de la direction administrative de la société.
Cependant, la candidature peut également être émise au cours d'une assemblée lorsque la question portant sur la nomination d'un nouvel administrateur figure à l'ordre du jour. Le candidat doit alors communiquer lui-même aux actionnaires les documents de l'article R225-83, 5°) du Code de commerce mentionnés précédemment.
Le vote
Les actionnaires votent dans les conditions de majorité respectivement prévues pour les différentes assemblées générales. Ils statuent individuellement sur la nomination du candidat. S'il en existe plusieurs, il est possible pour l'assemblée de prévoir la nomination de plusieurs administrateurs en une seule fois en votant une résolution unique. Si plusieurs candidatures existent pour un seul poste, alors les actionnaires doivent faire leur choix en suivant les modalités de vote prévues par le bureau de l'assemblée.
Exemple : il peut être prévu de fournir la liste des candidats à chaque actionnaire en lui demandant de cocher les noms de la ou des personnes qu'il souhaite voir nommée(s), le tout sous le contrôle éventuel d'un huissier de justice.
La nomination du nouvel administrateur doit alors être constatée au sein du procès-verbal d'assemblée et faire l'objet de mesures de publicités en vue d'informer les tiers (voir plus bas).
La procédure de cooptation et de ratification par l'assemblée
Le Code de commerce (art. L225-24) prévoit également une procédure de cooptation faisant intervenir le conseil d'administration de la société anonyme. Or, la nomination d'un administrateur relève en principe de la compétence de l'assemblée générale ordinaire. Par conséquent, la loi encadre de manière stricte la possibilité offerte au conseil d'administration de coopter un nouvel administrateur.
Les cas de cooptation
L'article L225-24 du Code de commerce énumère les cas dans lesquels la cooptation d'un administrateur est à envisager :
en cas de vacance par décès ou par démission d'un ou plusieurs sièges d'administrateur. Dans cette situation, le nombre d'administrateur reste néanmoins égal ou supérieur au minimum prévu par les statuts, si bien que cette nomination n'est pas une obligation mais constitue une simple faculté de remplacement que possède le conseil d'administration ;
en revanche, cette nomination est obligatoire lorsque le nombre des administrateurs est devenu inférieur au minimum statutaire, sans toutefois être inférieur au minimum légal (fixé à trois administrateurs). Le conseil d'administration doit alors procéder à des nominations à titre provisoire en vue de compléter son effectif dans le délai de trois mois à compter du jour où se produit la vacance.
Un troisième cas est à prendre en compte lorsque le nombre d'administrateurs est devenu inférieur à trois, c'est-à-dire au minimum prévu par la loi. Dans cette situation, la loi ne permet pas au conseil d'administration de coopter un nouvel administrateur. En revanche, les administrateurs restants doivent convoquer immédiatement l'assemblée générale ordinaire en vue de compléter l'effectif du conseil et régulariser la situation. L'assemblée des actionnaires pourra alors nommer un nouvel administrateur en vue de satisfaire au minimum légal.
Si le conseil néglige de procéder aux nominations requises ou de convoquer l'assemblée, la loi permet à tout intéressé de demander en justice la désignation d'un mandataire chargé de convoquer l'assemblée générale afin de procéder aux nominations ou de ratifier ces dernières. Ce mandataire est désigné par le président du tribunal de commerce statuant sur requête (art. R225-18 du Code de commerce).
La cooptation et la ratification par l'assemblée
Dans les cas mentionnés précédemment, les membres du conseil d'administration peuvent eux-mêmes désigner un nouvel administrateur. Cette cooptation n'est qu'à titre provisoire et se fait entre deux assemblées générales. La nomination doit ensuite être approuvée par les actionnaires au cours de l'assemblée générale ordinaire suivante.
Il n'est pas nécessaire de convoquer spécialement l'assemblée pour procéder à la ratification. Celle-ci devra simplement être inscrite à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale ordinaire.
Si la nomination par le conseil d'administration n'est pas ratifiée par l'assemblée, les délibérations prises et les actes accomplis antérieurement par le conseil n'en demeurent pas moins valables.
A contrario, si la nomination du nouvel administrateur est ratifiée par l'assemblée, elle doit alors faire l'objet de mesures de publicités en vue d'informer les tiers.
La publicité de la nomination d'un administrateur
La nomination d'un administrateur doit faire l'objet des formalités de publicité prévues pour celle des dirigeants. Cette procédure vise à porter à la connaissance des tiers le changement intervenu au sein de la société.
